對施工企業(yè)而言，刻制項目部公章容易，管理卻難，項目部公章是項目部印章中的管理重點�？梢哉f，鮮有施工企業(yè)沒有因項目部公章管理問題而付出過代價的。
一個工程施工完畢，甚至移交發(fā)包方后，有多少施工企業(yè)領導有這樣一份自信：這個項目不會出現(xiàn)企業(yè)所不掌握的蓋有項目部公章的債權文書？恐怕不會很多，現(xiàn)實中大量此方面的糾紛案件已可見一斑。有的施工企業(yè)因項目部公章管理問題遭受了重大經(jīng)濟損失，這令施工企業(yè)領導們心有余悸。
本文梳理主要問題與應對建議，希望有利于施工企業(yè)最大限度減少此方面風險。
有的施工企業(yè)在需要刻制項目部公章時，有關領導安排一個員工就去刻制了，刻制后即投入使用，沒有相關刻制項目部公章的申請審批手續(xù)。
存在的風險：
1、項目部公章刻制數(shù)量、時間及刻制人員等無檔案信息記錄；
2、無項目部公章刻制后投入使用的交接記錄；3
3、無項目部公章投入使用的相關文件，無投入使用時間、使用范圍資料依據(jù)；
4、一個員工辦理刻制項目部公章工作，對于刻制的項目部公章數(shù)量、交付企業(yè)前是否使用等問題無相關監(jiān)督。
應對措施：
1、施工企業(yè)可規(guī)定擬刻制項目部公章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準，由辦公室開具介紹信；
2、施工企業(yè)可規(guī)定由經(jīng)管部門統(tǒng)一刻制，填寫《印章制發(fā)申請表》，其他部門或人員不得刻制印章；
3、項目部公章的形體和規(guī)格，按國家有關規(guī)定執(zhí)行；
4、刻制項目部公章時，必須有兩人同往辦理；
5、對于申請刻制文件等有關資料及刻制的印章，必須在企業(yè)經(jīng)管部門首先備案；
6、項目部公章刻制后的所有交接工作，必須留有交接手續(xù)資料。
在項目部尚未正式成立時，有的施工企業(yè)即刻制了項目部公章，并對外簽訂合同等法律文書。
存在的風險：
1、可能被工商等行政部門給予行政處罰；
2、所簽合同等法律文書存在被認定無效的可能。無論所簽合同等法律文書是否有效，施工企業(yè)都可能承擔不利后果。
應對措施：
1、在項目部正式成立后申請刻制項目部公章；
2、按照施工企業(yè)內部審批程序及國家有關規(guī)定程序刻制。
刻制項目部公章時，有的施工企業(yè)沒有在公安機關指定刻章單位刻制，而是隨意找一單位或個人刻制。
存在的風險：
1、可能被公安機關給予行政處罰；
2、所刻制公章可能被刻制的單位或個人假冒；
3、需要尋找刻制的單位或個人時，可能已無從查找。
應對措施： 《國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號）第二十三條規(guī)定：印章制發(fā)機關應規(guī)范和加強印章制發(fā)的管理，嚴格辦理程序和審批手續(xù)。國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體刻制印章，應到當?shù)毓矙C關指定的刻章單位刻制。根據(jù)上述規(guī)定，施工企業(yè)如刻制項目部公章，應到工程項目所在地公安機關指定的刻章單位刻制。
有的施工企業(yè)沒有對項目部公章向公安機關申請備案意識，或者知道應申請備案而未申請，刻制后即投入使用。
存在的風險：
1、可能被公安機關給予行政處罰；
2、出現(xiàn)項目部公章被假冒情況，對真實的項目部公章認定困難。
應對措施：
1、施工企業(yè)應到工程所在地公安機關申請辦理備案手續(xù)，之后方可啟用項目部公章；
2、目前，有的公安機關受理項目部公章備案，有的公安機關卻不受理。建議施工企業(yè)應盡量對項目部公章辦案備案手續(xù)，以便能夠對假冒的項目部公章進行鑒定，對于公安機關不予受理的，可留存相關已申請證據(jù)；
3、在啟用項目部公章前，施工企業(yè)應有正式發(fā)文；
4、在啟用項目部公章的發(fā)文中，應注明啟用日期、使用范圍等內容。如替換原有公章的，還應聲明原章廢止；
5、項目部公章啟用前要做好戳記，并留存樣本備查。
對于一個工程項目，有的施工企業(yè)刻制的項目部印章過多，除項目部公章、財務部門印章外，還刻制了有合同專用章、辦公室章、各主要科室章等，還有的施工企業(yè)在一個項目上刻制有兩枚項目部公章。
存在的風險：
1、印章越多，管理難度越大，風險越大；
2、所刻制的印章都存在使用不當風險，如在對外合同等法律文書上加蓋辦公室章、科室章，可能導致施工企業(yè)承擔了本不應承擔的法律責任；
3、有多枚項目部公章時，可能被公安機關等有關行政部門給予行政處罰；
4、有多枚項目部公章時，對假冒的項目部公章認定難度更大。
應對措施：
1、項目與施工企業(yè)經(jīng)營地在同一地區(qū)，可不刻制項目部公章，以減少因項目部公章使用給施工企業(yè)帶來的法律風險；
2、在同一地區(qū)，仍需刻制項目部公章的，項目部印章可由企業(yè)相關部門保管。具體使用時，項目人員到相關部門加蓋，或者相關部門人員到項目加蓋；
3、不能出現(xiàn)兩枚以上項目部公章，如存在，必須停用、銷毀一枚。
一些施工企業(yè)對項目部公章使用范圍沒有規(guī)定或規(guī)定不清，可以使用業(yè)務專用章的，使用了項目部公章；應使用項目部公章的，卻使用了業(yè)務專用章。
存在的風險：
1、蓋章文書的效力可能為不確定或無效；
2、出現(xiàn)訴訟或仲裁案件時，除非施工企業(yè)有證據(jù)證明合同所涉印章與己無關或為他人私蓋，否則法院或仲裁機構可能認定合同有效，還可能被法院或仲裁機構作出不利于施工企業(yè)的其它有關認定。
應對措施：
1、對項目部印章使用范圍作出規(guī)定，凡屬以施工企業(yè)名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等情形，一律加蓋施工企業(yè)公章，凡屬合同類的使用合同專用章，凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章，職能部門印章僅限部門內部使用等；
2、刻制項目部技術章、資料章、試驗等科室章時，在印章上填加標注說明，如“此章僅限于工程技術聯(lián)系或資料專用”、“不得用于簽訂經(jīng)濟合同”、“簽訂經(jīng)濟合同無效”等字樣；
3、項目部技術章、資料章、試驗等科室章無標注說明的，應在加蓋印章處作出備注，說明蓋章效力所及范圍；
4、施工企業(yè)可在公司網(wǎng)站等媒介公示印章格式及使用范圍等內容。
有的施工企業(yè)沒有項目部公章使用審批制度，項目部公章使用具有一定隨意性。
存在的風險：
1、不應加蓋項目部公章的加蓋了，導致施工企業(yè)承擔法律責任；
2、對于不當使用項目部公章給施工企業(yè)造成損失的，相關責任人認定困難。
應對措施：
1、施工企業(yè)應明確規(guī)定項目部公章使用審批權限、范圍以及審批責任；
2、施工企業(yè)應規(guī)定項目部各部門需要加蓋項目部公章、合同專用章時，應填寫《印章使用申請表》或《印章使用審批表》等，由項目經(jīng)理簽署是否核準意見。項目經(jīng)理應把握哪些事項屬于所屬施工企業(yè)層級審批，注意不能超越權限；
3、項目經(jīng)理不在崗時，可規(guī)定由副經(jīng)理或項目書記簽發(fā)，也可規(guī)定一般業(yè)務和事務性行文由副經(jīng)理或項目書記簽發(fā)。
有的項目部公章使用審批手續(xù)不全，有的先蓋章后審批，還有的是領導打招呼即加蓋公章，且未補辦審批手續(xù)，審批制度成為虛設。
存在的風險：
1、公章使用管理混亂，增加企業(yè)風險；
2、對于不當使用項目部公章給施工企業(yè)造成損失的，相關責任人認定困難。
應對措施：
1、在申請蓋章手續(xù)不完備情況下，負責加蓋項目部公章人員應具有拒絕權，特殊情形除外；
2、根據(jù)項目部自身運作特點，設計效率與風險管理兼顧的公章使用流程，包括特殊情況預案；
3、項目部主要管理人員應模范遵守有關印章管理制度。
有的施工企業(yè)對項目部公章防火防盜問題注意不夠，沒有保險柜等設施設備收存項目部公章，只是放置在一般辦公桌抽屜中。有的施工企業(yè)未設置專門人員保管項目部公章，保管人員更換時無交接手續(xù)。項目部公章有時脫離保管人員視線，保管人員隨意允許他人代為加蓋公章，還有的允許他人攜帶印章外出而缺乏監(jiān)管措施。
存在的風險：
1、項目部公章?lián)p毀、被盜風險增大；
2、項目部公章被偷蓋、私蓋風險增大；
3、保管人員更換后，保管責任認定不清。
應對措施：
1、項目部公章應存放在帶鎖的專用箱柜內，實行專人專柜保管；
2、對于保管人員，應慎重選擇，并由其簽訂保管責任書，明確保管責任；
3、規(guī)定保管人無獨立使用項目部公章權力，但具有監(jiān)督使用權力；
4、保管人必須保證公章使用時處于自己視線范圍；
5、保管人暫時不能保管的，應安排臨時保管人員并辦理交接手續(xù)，注明移交人、接收人、監(jiān)督人、移交時間、交接資料清單等；
6、盡量減少項目部公章外出使用情形，確需將項目部公章帶出使用的，應提交申請報告，經(jīng)項目經(jīng)理等主管領導同意，二人以上同行為宜；
7、保管人員對保管期間的異常情況應及時向項目領導匯報。
有的施工企業(yè)沒有設立項目部公章使用登記檔案，有的是臨時用一張活頁紙登記，登記記錄斷檔或無序，有的項目領導本身就不按規(guī)定登記。
存在的風險：
1、一個項目結束后無完整的項目部公章使用檔案記錄
2、對于加蓋項目部公章文書真實性無從核實；
3、不利于公章保管人惡意使用公章情形的認定。
應對措施：
1、項目部公章使用登記檔案的建立非常重要，有利于項目部公章使用管理，有利于私蓋、假冒項目部公章的識別，施工企業(yè)應予重視；
2、申請蓋章人員應在登記文本中對有關事項、時間等進行登記簽字，登記文本應有頁碼且為連續(xù)；
3、對所加蓋文書復制留存，多頁文書且沒有必要留存全部復制件的，可對蓋章頁等做部分留存，按先后時間歸檔；
4、保管人員應對登記文本及檔案妥善保管，避免損毀或遺失，一定期限后將登記文本檔案向項目部主管科室及施工企業(yè)備份。
有的施工企業(yè)對于空白介紹信、空白授權事項授權委托書法律風險認識不夠，以致出具加蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權事項的授權委托書。
存在的風險：
1、空白介紹信、空白授權事項授權委托書被錯誤填寫內容；
2、空白介紹信、空白授權事項授權委托書被他人惡意填寫不利于建筑施工企業(yè)的內容；
3、空白介紹信、空白授權事項授權委托書遺失后被他人利用，導致施工企業(yè)承擔法律責任。
應對措施：
1、盡量避免對外出具蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權事項授權委托書；
2、如因特殊情況需要開具時，應經(jīng)項目經(jīng)理審批同意，使用人在空白件復印件上作出簽收說明，并在填寫內容之后至使用之前復印或拍照，交存項目部歸檔；
3、對于未提交原件的介紹信、授權書，使用人應一并交回項目部歸檔；
4、對加蓋項目部公章的介紹信、授權委托書應統(tǒng)一編號登記，以備存查。
為收取管理費，有的施工企業(yè)出借資質給其他企業(yè)或個人承接工程，甚至為圖便利將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人在施工中使用。
存在的風險：
1、可能被掛靠的企業(yè)或個人不當甚至惡意使用；
2、項目部并非買受人，施工企業(yè)卻承擔了材料、設備等購買責任；
3、項目部并非租賃人，卻承擔了租賃人責任等。
應對措施：
1、該種情形已少見，其風險隱患巨大。無論出于何種考慮，施工企業(yè)都不能將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人使用；
2、項目部人員私自幫助掛靠企業(yè)或個人加蓋項目部公章的，施工企業(yè)應追究其責任。
在應由施工企業(yè)簽訂的合同、擔保文件、承諾書上加蓋項目部公章
對于應由施工企業(yè)簽訂的合同、擔保文件、承諾書，項目部管理人員擅自做主，以項目部名義簽訂，加蓋項目部公章。
存在的風險：
1、導致法律文書效力的不確定性；
2、施工企業(yè)承擔了不利法律后果。
應對措施：
1、在施工企業(yè)章程中統(tǒng)一規(guī)定項目經(jīng)理權限、項目部公章使用范圍與責任；
2、對項目經(jīng)理出具授權書，明確其權限；
3、在施工企業(yè)宣傳媒介或項目部宣傳欄對授權書進行公示，并邀請公證機構予以公證；
4、施工企業(yè)與項目經(jīng)理單獨簽訂責任書，或在獎懲經(jīng)營責任狀類文書中明確項目經(jīng)理權限與責任；
5、對于可知范圍的材料商等主要交易相對人，通過函件方式告知項目經(jīng)理的權限及項目部公章使用范圍，但需要注意留有已送達證據(jù)；
6、對于應由施工企業(yè)簽訂的合同、擔保文件、承諾書等法律文書，施工企業(yè)未予簽訂，但已加蓋了項目部公章的，施工企業(yè)可根據(jù)具體風險情況考慮是否追認，對于不能追認的，應及時通知相對人，止付款項，也可與相對人協(xié)商變更或解除合同、擔保、承諾，必要情況下也可提起訴訟或仲裁解決。
在項目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后，一些施工企業(yè)的項目部不向所屬施工企業(yè)匯報，不及時向公安機關報案或報告，不在報紙等媒體上發(fā)布公告聲明作廢，而是自行重新刻制項目部公章，對于新刻制的項目部公章也不申請備案。還有的施工企業(yè)刻制新的項目部公章后，又找到了原來的項目部公章，但并未向公安機關說明、上繳并銷毀原公章。
存在的風險：
1、可能被公安機關等有關行政部門給予行政處罰；
2、對于假冒項目部公章難以鑒定識別；
3、對于惡意使用已丟失、被盜項目部公章形成的法律文書，難以認定系惡意使用，施工企業(yè)可能承擔不利的法律責任；
4、刻制新章仍保留已發(fā)現(xiàn)原章情形，對于相關加蓋原章法律文書的真實性及效力認定，很可能不利于施工企業(yè)。
應對措施：
1、項目部公章被盜或被搶后，項目部應及時向所屬施工企業(yè)匯報，向當?shù)毓矙C關報案，并采取公告形式聲明作廢；
2、項目部公章遺失、毀損的，項目部也應及時向所屬施工企業(yè)匯報，向當?shù)毓矙C關報告，并采取公告形式聲明作廢；
3、重新申請刻制項目部公章的，應重新申請辦理備案手續(xù)。
在施工項目長期停工或竣工后，一些施工企業(yè)沒有相關項目部公章回收、封存、銷毀制度，如什么情況下應回收、封存、銷毀項目部公章，具體如何實施和監(jiān)督等。在應回收、封存、銷毀項目部公章時，可能仍然由項目經(jīng)理或書記等個人保管。
存在的風險：
1、項目部公章回收、封存、銷毀無制度遵循；
2、容易導致項目部公章被不當甚至惡意使用；
3、在項目經(jīng)理、書記等保管項目部公章人員離職或發(fā)生其它意外情況時，施工企業(yè)可能已將無法查找、回收項目部公章。
應對措施：
1、施工企業(yè)應根據(jù)《國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》第二十四規(guī)定，在項目部公章管理制度中增加項目部公章回收、封存、銷毀內容規(guī)定；
2、施工項目長期停工或竣工，以及出現(xiàn)項目部公章毀損情況時，項目部應向所屬施工企業(yè)主管部門交回項目部公章，辦理相關回收手續(xù)，注明停用時間；
3、建立項目部公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
有的施工企業(yè)在一個項目上刻制有兩枚甚至多枚項目部公章，這種情況同時刻制的少見，但先后刻制的情況存在。
存在的風險：
1、可能被公安機關等有關行政部門給予行政處罰；
2、對假冒的項目部公章認定非常困難。
應對措施：為減少多枚項目部公章管理中的巨大法律風險，也避免被有關部門處罰，施工企業(yè)不能同時擁有或使用兩枚以上項目部公章。
加蓋項目部公章的法律文書上無代表人、被授權人或負責人簽字
有的施工企業(yè)在合同等法律文書上加蓋項目部公章后，代表人、被授權人或負責人并沒有在蓋章處簽字。
存在的風險：
1、不利于認定相關經(jīng)辦人員；
2、不利于追究相關經(jīng)辦人員簽訂合同等法律文書責任；
3、項目部公章被假冒情形多見，只有公章，沒有簽字，不利于識別假冒的項目部公章。
應對措施：施工企業(yè)可規(guī)定，除特殊用途文書外，加蓋項目部公章的法律文書，相關經(jīng)辦人員必須在代表人、被授權人或負責人處簽字。同時，也應要求合同類文書相對人的經(jīng)辦人員同樣進行簽字。
有的施工企業(yè)在已發(fā)現(xiàn)有假冒的項目部公章后，沒有及時報案，沒有采取有效的應對措施，沒有一追到底。
存在的風險：
1、對于有關爭議事項，可能被認定存有過失；
2、假冒項目部公章繼續(xù)使用，風險增大。
應對措施：
1、發(fā)現(xiàn)有假冒項目部公章，施工企業(yè)應及時向公安機關報案，提供相關線索；
2、對于最終認定材料供應商、工程分包商、勞務分包商等私刻項目部公章的，施工企業(yè)應追究其法律責任，不再與其保持合作，并可考慮在一定范圍內進行通報。
有的施工企業(yè)并未在企業(yè)內部開展有關項目部公章風險管理培訓，項目部公章管理風險防控僅停留在有限的主要管理人員層面。施工企業(yè)人員發(fā)現(xiàn)項目部公章被不當使用，缺少監(jiān)督、制止、舉報意識，沒有形成施工企業(yè)全員印章風險防控。
存在的問題：
1、不利于項目部公章使用的監(jiān)督管理；
2、不利于及時發(fā)現(xiàn)項目部公章的不當甚至惡意使用。
應對措施：
1、加強項目部公章風險管理的培訓工作，通過案例讓企業(yè)員工認識到項目部公章管理不當可能導致的風險，以及制定項目部公章保管、使用管理制度的必要性；
2、通過在企業(yè)內部張貼文字、漫畫等形式宣傳項目部公章管理制度；
3、定期檢查相關制度的執(zhí)行情況，并予公布。
施工企業(yè)管理多為粗放式，對于項目部公章的管理也多停留在傳統(tǒng)模式中，沒有嘗試甚至不了解現(xiàn)代信息手段可能帶來的管理效果。
存在的問題：項目部公章管理手段落后，信息化管理手段運用不夠。
應對措施：施工企業(yè)可了解企業(yè)印章管理開發(fā)系統(tǒng)軟件，嘗試更高效、安全的遠程監(jiān)控等現(xiàn)代化管理模式。
最后，說一說非僅屬施工企業(yè)的項目部公章備案問題。
我國施工企業(yè)數(shù)量龐大，這些施工企業(yè)在建工程項目部數(shù)量更大。多年來，涉及施工企業(yè)項目部公章真?zhèn)蔚陌讣姸�，項目部公章亂象不絕。
然而，對于項目部公章能否備案問題，各地公安機關實際掌握不一，且多數(shù)公安機關不受理項目部公章備案。施工企業(yè)項目部公章不能進行備案，其合法性、唯一性就不能確定，對于假冒項目部公章的鑒定工作也就很難進行，施工企業(yè)往往很難證明其項目部公章的合法性、唯一性。
但愿有關部門能夠重視施工企業(yè)項目部公章備案這一問題，讓施工企業(yè)能夠對項目部公章進行備案，以自證其身。
